„Spielregeln“ für erfolgreiche Kommunikation im Team

Missverständnisse prägen unsere Kommunikation.
Im Privatleben wie im Berufsleben.
Im Job kann sich ein Missverständnis meist viel fataler auswirken, als im Privatleben. Weil ein wichtiger Faktor fehlt, jedenfalls solange man noch nicht lange und eng miteinander zu tun hat: Vertrauen.
Wenn wir uns vertrauen, ist die Chance, dass ein Missverständnis meist schnell als solches entlarvt wird, recht groß. Fehlt das Vertrauen, wird aus einem Missverständnis oft ein Konflikt.
Daher brauchen wir „Spielregeln“ für unsere Kommunikation im Team.

Missverständnisse, fehlende Zielsetzungen, unklare Anweisungen, Fehler bei Übergaben, unsaubere Dokumentationen, voreilige Kritik – wenn Teams nicht richtig kommunizieren, leiden Stimmung, Motivation, Gesprächskultur und schließlich die Arbeitsergebnisse.

Signalisieren Sie Ihre Werte

Wertschätzung und Respekt sind zwei herausragende Wegbegleiter einer positiven Kommunikation. Um überzeugend zu kommunizieren sind Verlässlichkeit und Glaubwürdigkeit ebenfalls sehr bedeutsam. Vermutlich gibt es auch in Ihrem Team Kollegen, die eine andere Einstellung haben als Sie. Oder die Sie womöglich nicht mögen. Begegnen Sie denen bitte dennoch wertschätzend.
Es wird sich auszahlen. Ein respektvoller und gerechter Umgangston ist entscheidend.

Nehmen Sie sich bewusst Zeit

Der Bericht muss fertig werden, die Zeit drückt, als der Kollege im Büro erscheint und etwas „ganz Wichtiges“ mit Ihnen besprechen möchte. Sie wollen wertschätzend reagieren, also hören Sie ihm zu, geben vielleicht sogar die eine oder andere Antwort. Ihr Kollege verlässt das Büro, kaum ist er raus, haben Sie das Gespräch schon vergessen. Aber der Bericht ist auch nicht fertig.

Setzen Sie Prioritäten in Ihrem Alltag, gerade wenn es um die Kommunikation im Team geht. Wenn Absprachen zwischen Tür und Angel getroffen werden, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Nehmen Sie sich die notwendige Zeit für die Kommunikation im Team. Wenn ein Kollege das Gespräch sucht und Sie haben an sich gar keine Zeit, lassen sich also nur aus falsch verstandener Höflichkeit darauf ein, haben beide Seiten nichts davon. Schicken Sie Ihren Kollegen nicht einfach davon, sondern nehmen Sie sich einen Moment für ein freundliches Wort. Verabreden Sie sich anschließend, um sich dann voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren zu können.

Signalisieren Sie auch Wertschätzung, wenn Sie selbst das Gespräch suchen. Fragen Sie zunächst nach, ob es Ihrem Gegenüber gerade passt oder ob Sie lieber später miteinander reden wollen.

Hören Sie aktiv zu

Nur wer gut zuhört, versteht, was der andere sagen möchte. Hören Sie aktiv zu. Geben Sie Ihrem Gegenüber zu verstehen, dass Sie ihm folgen, dass Sie verstehen, was er zu sagen hat. Dies können Sie verbal und körpersprachlich tun. Zudem unterstreichen Sie das bitte mit der einen oder anderen pointierten Frage zur Sache. Das gilt auch, wenn Sie mit dem Standpunkt Ihres Gesprächspartners nicht einverstanden sind. Denn nur, wenn Sie ihn wirklich verstanden haben, können Sie sachdienlich und nachvollziehbar etwas erwidern.

Drücken Sie sich klar und deutlich aus

„Sollten wir … “. „Vielleicht könnte man …“. „Möglicherweise ist es sinnvoll …“.
Das sind Formulierungen, die Sie bitte vermeiden.
Statt im Konjunktiv zu sprechen, sagen Sie klar, was Sache ist:
„Wir wollen …“. „Wir können …“. „Ich meine, es ist sinnvoll …“.
Unklare Aussagen führen zu Missverständnissen und Konflikten. Bringen Sie Ihre Aussagen auf den Punkt und verzichten Sie auf ausschweifende oder gar blumige Ausführungen. Dafür ist Zeit bei Freunden oder zuhause auf dem Sofa.
Bei Personalgesprächen, ob Zielvereinbarung, Veränderungen oder Jahresgespräch, ist das von noch größerer Bedeutung, als im Prozessalltag.

Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist

Der Teamleiter hat die Jahresziele präsentiert, einen Projektplan vorgestellt oder einen neuen Prozess erläutert. Ihnen ist etwas nicht ganz deutlich geworden. Fragen Sie. Fragen Sie im Meeting vor den KollegenInnen. Meist haben auch andere diese Frage, trauen sich nur nicht, sie zu stellen. Und selbst wenn nur Sie allein diese Frage haben, so zeigt es allen anderen doch, dass Sie bei der Sache sind.

Bleiben Sie sachlich

In uns allen ringen ständig Emotio und Ratio miteinander. Meist behält sogar Emotio die Oberhand.  Daher ist es gerade im Arbeitsumfeld von größter Bedeutung, möglichst sachlich zu denken und zu kommunizieren. In einem Team sind nicht immer alle Beteiligten einer Meinung. Und gerade wenn verschiedene Standpunkte aufeinandertreffen, kommt es häufig zu Konflikten. Und dann ist es wichtig, kurz, klar, sachlich und pointiert zu argumentieren. Nur wenn Sie auch in emotionsgeladenen Situationen die Ruhe bewahren, wirken Sie überzeugend.

Gestalten Sie Kommunikation immer proaktiv

Eine Prozessänderung greift noch nicht, ein Projekt wurde angestoßen oder eine Personalentscheidung sorgt für Unruhe. Egal, worum es in Ihrer Abteilung gerade geht, im Stillen vor sich hin wurschteln geht selten gut. Kommunizieren Sie aktiv. Gehen Sie auf Kollegen und Vorgesetzte zu, entwickeln Sie kreative Gedanken, suchen Sie das Gespräch. Fragen Sie, wenn Sie Informationen brauchen und tauschen Sie sich bitte auch mit KollegenInnen aus, die in angrenzenden Abteilungen arbeiten. Von ihnen können Sie Impulse bekommen, die Ihnen einen Vorsprung vor Ihren „Mitstreitern“ bescheren. Halten Sie sich auf dem Laufenden, was Aktualität angeht.
Als Team-Leiter etablieren Sie regelmäßig stattfindende Team-Meetings.

Fixieren Sie Verantwortlichkeiten

Lassen Sie als Team-Leiter in Meetings immer Protokoll führen. Zuviel Aufwand? Nein.
Schon allein deswegen nicht, weil Sie Ihrem Meeting damit eine gewisse Bedeutung verleihen. Verantwortungen haben immer Signalwirkungen. Und diese Verantwortungen werden im Laufe des Meetings verteilt. Welche Zielsetzungen sind aktuell zu erreichen? Wer macht dafür was? Wann sollen die Aufgaben erledigt sein?
Bei vielen Meetings entsteht der Eindruck, sie finden ihrer selbst willen statt.  Vieles wird besprochen, nichts wird umgesetzt. Genau das soll, nein, muss vermeiden werden.
Alle Team-Mitglieder bleiben via Protokoll auf einem, auf dem gleichen Informationsstand.
Auch die, die am Meeting nicht teilnehmen konnten.

Lachen ist erlaubt

Ja, ganz wichtig zum Schluß, Lachen ist wie Balsam für die Seele. Lachen Sie ruhig mal wieder, gerade auch im Job. Vielleicht nicht gerade dann, wenn der Chef die verfehlten Jahresziele bilanziert. Allerdings sehr wohl im alltäglichen Prozess-Wahnsinn. Erhalten Sie sich Ihren Humor, Ihr Lachen, Ihre Fröhlichkeit, Ihre bunten Gedanken.
Wenn ein Meeting mit einem netten Willkommenssatz oder gar einem Lachen beginnt, fühlt es sich für alle Anwesenden einfach besser an.
Sollte der stets missmutige Kollege aus dem Büro nebenan morgens wieder ein sauertöpfiges „Morgen“ in den eigenen Bart murmeln, begegnen Sie ihm doch mal mit einem launigen Spruch und ja, ruhig auch mal mit einem anschließenden herzhaften Lachen. Selbst wenn Sie ihn auch damit nicht aus seinem Sauertopf befreien, Ihnen selbst wird´s guttun.